10 điều bạn cần nắm khi lập kế hoạch kinh doanh quán cà phê

Ngày nay chúng ta không hề khó để có thể tìm được một quán cafe vì kinh doanh cafe hiện giờ đang trở thành một xu hướng. Tuy nhiên cũng có nhiều chủ kinh doanh chỉ mở quán được có vài tháng rồi cũng phải dừng hoạt động do chưa định hướng chi tiết từ những ngày đầu mới mở.

Từ đó cho thấy việc lập kế hoạch kinh doanh quán cà phê là điều rất quan trọng trước khi suy nghĩ đến việc mở quán cafe. Vậy nên để có thể cạnh tranh và tạo ra được doanh thu cho quán cafe, bạn chịu khó bắt đầu từ việc lập kế hoạch.

Trong bài viết này, Mon Roaster sẽ hướng dẫn cho bạn các bước cơ bản cần thực hiện khi lập kế hoạch kinh doanh quán cà phê thu hút khách nhất và giúp mang lại kết quả lâu dài.

Những điều cơ bản cần nắm về việc lập kế hoạch kinh doanh quán cà phê

Kế hoạch kinh doanh cà phê là gì?

Lập kế hoạch kinh doanh quán cà phê là bản mô tả và định hướng phát triển khi bắt đầu kinh doanh cafe. Nó còn có vai trò xác định mục tiêu, đưa ra các chiến lược cho hoạt động quán cafe, lập kế hoạch kinh doanh quán cà phê giúp bạn hạn chế tối đa những rủi ro không đáng có trong các quá trình kinh doanh.

Bản kế hoạch khi lập kế hoạch kinh doanh quán cà phê

Trong một bản kế hoạch kinh doanh quán cà phê, bạn cần đảm bảo được đầy đủ các thông tin sau:

Định hướng và mục tiêu trong kinh doanh quán cafe, phân tích thị trường mục tiêu, các kế hoạch tài chính và bán hàng, xây dựng chiến lược Marketing và kế hoạch quản lý nhân sự.

Những nguyên tắc khi lập kế hoạch kinh doanh quán cà phê

• Bản kế hoạch kinh doanh cafe cần phải logic, rõ ràng, đúng trọng tâm, không bị lan man quá dài dòng để có thể giúp nâng cao được khả năng thuyết phục của nhà đầu tư.
• Hãy chịu khó xây dựng bản kế hoạch kinh doanh cafe theo thời gian: ngắn hạn và dài hạn, phân chia nhỏ ra thành từng giai đoạn để có thể dễ dàng thực thi, theo dõi và điều chỉnh linh hoạt.
• Xác định tình hình của thị trường, đề cao tính thực tế và xác định rõ ràng mục tiêu kinh doanh của mình

Các bước để lập kế hoạch kinh doanh quán cà phê

Nghiên cứu đối tượng khách hàng mục tiêu

Đây là bước quan trọng khi lập bất cứ bản kế hoạch kinh doanh nào bất kỳ. Đặc biệt, trong kinh doanh quán cafe tưởng như là rất đơn giản nhưng thực ra nó lại vô cùng phức tạp.

Để trở thành chủ của một quán cafe bạn không chỉ cần có tầm nhìn, năng lực mà bên cạnh đó còn phải nhạy bén nắm bắt tâm lý khách hàng. Tìm ra được chân dung khách hàng tiềm năng mà bạn muốn hướng đến.

Thị trường tổng quan

Trước khi bắt đầu vào kinh doanh cafe, bạn cần xác định xem liệu nó có tiềm năng để phát triển hay không, quy luật cung – cầu, thị trường nào đang trong đà phát triển, thị trường nào đang dễ bão hòa, những yếu tố ngoại cảnh có thể tác động đến như môi trường, dịch bệnh,… , và bạn có phương án dự phòng là gì,… từ đó có thể đưa ra các quyết định phù hợp nhất.

Phân tích đối thủ cạnh tranh

Với mô hình kinh doanh quán cafe thì mức độ cạnh tranh rất là “khốc liệt”, bởi vì hiện này có vô vàn quán cafe đã được mở ra, nhằm để thu hút khách hàng thì cũng đã có nhiều kiểu cafe: cafe cho sinh viên, cafe sách, cafe thú cưng, cafe cổ điển,..

Vì vậy bạn cũng nên quan tâm đến việc định hình phong cách của quán cafe, theo một cách sáng tạo, sáng tạo menu phong phú, thu hút,…để có thể gia tăng mức cạnh tranh của mình với những quán cafe khác.

Lập kế hoạch tài chính

Kế hoạch tài chính là thứ không thể thiếu khi lập kế hoạch kinh doanh quán cà phê. Trong đó, bạn nên vạch ra: Nguồn vốn ban đầu (vốn chủ sở hữu, vốn vay,..), các khoản chi tiêu khi bắt đầu kinh doanh (thuê mặt bằng, decor, trang thiết bị,…), chi phí cho nhân sự (lương, bonus,…), dự kiến thời gian hoàn vốn.

Chọn lựa vị trí mặt bằng

Mô hình F&B hiện đang là hình thức kinh doanh offline phổ biến nhất trong tất cả các ngành nên quán cafe cũng không ngoại khi lập kế hoạch kinh doanh quán cà phê. có một số những lưu ý khi chọn lựa mặt bằng:

• Mặt bằng phù hợp với mục tiêu khách hàng, khu vực đông dân sinh sống,…
• Có bãi giữ xe, vị trí dễ thấy.
• Diện tích phù hợp chi phí bỏ ra và số lượng khách hàng ước tính phục vụ.
• Lập Menu phong phú

Hãy dựa vào sở thích chung, thói quen của khách hàng để xây dựng Menu phù hợp. Có thể bổ sung thực đơn để tiếp cận được nhiều khách hàng hơn cũng như làm phong phú thêm Menu.

Lựa chọn nguồn cung cấp

Bước tiếp theo trong quy trình lập kế hoạch kinh doanh quán cà phê là lựa chọn nhà cung cấp uy tín. Sản phẩm muốn chất lượng thì nguyên liệu pha chế phải được đảm bảo. Nên hợp tác với những nhà cung cấp uy tín và có nguồn gốc rõ ràng, đừng ham giá thành rẽ mà bỏ qua chất lượng sản phẩm sẽ gây hại sức khỏe cho người dùng và dẫn đến mất khách.

Trong thời buổi hiện nay rất nhiều quán đã áp dụng mô hình là tự rang xay cà phê tại chỗ. Việc đầu tư một chiếc Máy rang cafe 5kg được xem là lựa chọn chiến lược và hợp lý cho các quán có quy mô vừa và nhỏ, từ đó giúp định vị thương hiệu quán trong phân khúc cà phê đặc sản.

Bạn có thể tham khảo: Trống rang cafe và 3 vật liệu phổ biến

 Xây dựng quy trình phục vụ trong lập kế hoạch kinh doanh quán cà phê

Cần có một quy trình tiêu chuẩn để hạn chế sai sót hết mức có thể, có thể cho nhân viên làm các công việc như quét dọn cửa hàng trước khi mở cửa, cách tiếp đón và phục vụ, giao tiếp với khách hàng, order sản phẩm khách hàng yêu cầu như thế nào, và quy định thời gian làm việc…

Tất cả những điều trên sẽ giúp cửa hàng của bạn vận hành một cách dễ dàng mà hiệu quả hơn, nên áp dụng công nghệ trong việc quản lý quán cafe bằng phần mềm sẽ đem lại nhiều lợi ích hơn.

Để lập kế hoạch kinh doanh quán cà phê hiệu quả, việc xây dựng một quy trình phục vụ chuẩn là cực kỳ quan trọng nhằm hạn chế sai sót tối đa. Một quy trình rõ ràng sẽ giúp quán của bạn vận hành trơn tru và chuyên nghiệp hơn.

Bạn cần phân công cụ thể cho nhân viên các công việc như:

• Trước giờ mở cửa: Quét dọn, sắp xếp không gian, kiểm tra vệ sinh khu vực pha chế và bàn ghế, chuẩn bị đầy đủ nguyên vật liệu và dụng cụ.
• Tiếp đón và phục vụ khách hàng: Hướng dẫn khách order, tư vấn menu, tiếp nhận yêu cầu đặc biệt của khách (ví dụ: ít đường, nhiều đá). Đảm bảo nhân viên luôn thân thiện, niềm nở và chuyên nghiệp.
• Giao tiếp với khách hàng: Quy định cách chào hỏi, lắng nghe phản hồi, và xử lý các tình huống phát sinh một cách khéo léo.
• Quy trình order và thanh toán: Đào tạo nhân viên cách ghi nhận order chính xác, sử dụng phần mềm quản lý, và thực hiện thanh toán nhanh chóng, rõ ràng.
• Pha chế và ra món: Thiết lập tiêu chuẩn về định lượng, cách pha chế từng loại đồ uống để đảm bảo chất lượng đồng nhất. Quy định thời gian ra món hợp lý.
• Sau giờ đóng cửa: Dọn dẹp, vệ sinh toàn bộ cửa hàng, kiểm kê hàng hóa và chuẩn bị cho ngày làm việc tiếp theo.
• Quy định thời gian làm việc: Đặt ra ca kíp rõ ràng, giờ giấc cụ thể cho từng vị trí để đảm bảo hiệu suất công việc.

Tất cả những điều trên sẽ giúp cửa hàng của bạn vận hành một cách dễ dàng và hiệu quả hơn. Đặc biệt, nên áp dụng công nghệ trong việc quản lý quán cà phê bằng phần mềm để tối ưu hóa quy trình order, thanh toán, quản lý kho, và theo dõi hiệu suất, từ đó đem lại nhiều lợi ích và nâng cao chất lượng dịch vụ.

Quản lý nhân viên quán cafe trong lập kế hoạch kinh doanh quán cà phê

Cần xác định số lượng nhân viên sẽ thuê là bao nhiêu, tùy thuộc vào mô hình kinh doanh, từng vị trí từ bảo vệ, phục vụ đến pha chế cần khoảng bao nhiêu người. Tiếp đó là quy trình tuyển dụng để đề phòng nhân viên gian lận và luôn có những đãi ngộ đặc biệt với nhân viên làm việc xuất sắc

Quản lý hoạt động kinh doanh trong lập kế hoạch kinh doanh quán cà phê

Quan trọng nhất khi lập kế hoạch kinh doanh quán cà phê là bạn sẽ phải nắm bắt toàn bộ trạng thái hoạt động của quán, làm đầu não theo dõi doanh thu, nguyên vật liệu, chi phí phát sinh,…

Bạn không thể lúc nào cũng có mặt ở cửa hàng để giám sát mọi thứ quản lý theo kiểu truyền thống như ghi chép bằng sổ sách, excel cũng sẽ gây mất thời gian và công sức, công nghệ sẽ là long mạch của bạn.

Hiện nay đã có rất nhiều các ứng dụng được xây dựng với mục đích giúp cho doanh nghiệp quản lý dòng tiền của mình, trong đó ứng dụng quản lý bán hàng (POS) chuyên biệt cho ngành F&B. Đây là bộ não công nghệ thay thế cho sổ sách và các file excel rời rạc.

Kế hoạch Marketing trong lập kế hoạch kinh doanh quán cà phê

Để tiếp cận được nhiều khách hàng thì Marketing chính là phương pháp hiệu quả nhất. vậy cần làm gì để xây dựng kế hoạch Marketing cho quán cafe hiệu quả? Các mạng sẽ hội như Facebook, TikTok,… đang rất Hot tại thị trường Việt Nam và có lượng truy cập trực tuyến rất lớn, hãy tận dụng điều đó để quảng bá cho thương hiệu.

Tóm lại, để lập kế hoạch kinh doanh quán cà phê không phải khó cũng không phãi dễ, quan trọng là người chủ kinh doanh có đầu óc nhạy bén và nắm bắt vấn đề, dẫn dắt quán đi đến thành công.

Trong lập kế hoạch kinh doanh quán cà phê, chiến lược marketing cần được xây dựng rõ ràng, bao gồm:

• Xác định đối tượng mục tiêu: Bạn muốn thu hút ai? Học sinh, sinh viên, dân văn phòng hay gia đình? Việc này giúp bạn chọn kênh và nội dung truyền thông phù hợp.
• Nội dung hấp dẫn: Không chỉ đăng ảnh đẹp về đồ uống, hãy chia sẻ những câu chuyện về nguồn gốc cà phê, quy trình pha chế, hay những khoảnh khắc đáng yêu tại quán. Video ngắn trên TikTok về pha chế nghệ thuật, các buổi workshop cà phê, hoặc thử thách tương tác có thể tạo viral.
• Chương trình khuyến mãi và ưu đãi: Tổ chức các chương trình giảm giá giờ vàng, combo đặc biệt, hoặc tích điểm đổi quà để khuyến khích khách hàng quay lại.
• Tạo cộng đồng: Khuyến khích khách hàng check-in, chia sẻ cảm nhận và gắn thẻ quán trên mạng xã hội. Tổ chức các mini-game, cuộc thi ảnh để tăng tương tác.
• Hợp tác với KOL/KOC: Mời những người có ảnh hưởng trong lĩnh vực ẩm thực, lối sống đến trải nghiệm và chia sẻ về quán.

Tóm lại, để lập kế hoạch kinh doanh quán cà phê không phải khó cũng không phải dễ. Quan trọng là người chủ kinh doanh có đầu óc nhạy bén, nắm bắt vấn đề và dẫn dắt quán đi đến thành c

Xây dựng Concept và định vị thương hiệu

Để lập kế hoạch kinh doanh quán cà phê thành công, việc xác định concept và định vị thương hiệu là vô cùng quan trọng. Đây là bước giúp quán của bạn nổi bật giữa thị trường cạnh tranh, tạo dấu ấn riêng và thu hút đúng đối tượng khách hàng mục tiêu.

Sau khi lập kế hoạch kinh doanh quán cà phê bạn đã hiểu rõ về khách hàng, thị trường và đối thủ, bạn cần tổng hợp các thông tin đó để trả lời câu hỏi cốt lõi: “Quán cà phê của tôi sẽ là gì và dành cho ai?”. Bước này quyết định “linh hồn” và sự khác biệt của quán bạn. Nó bao gồm:

• Xác định mô hình kinh doanh (Concept): Bạn sẽ mở quán theo phong cách nào?
  • Cà phê đặc sản (Specialty Coffee): Tập trung vào chất lượng hạt, phương pháp pha chế thủ công (Pour-over, Cold Brew, Syphon…).
  • Cà phê “Take away” (Grab & Go): Tối ưu tốc độ, sự tiện lợi, vị trí gần văn phòng, trường học.
  • Cà phê sách (Book Cafe): Không gian yên tĩnh, nhiều sách, đồ uống và bánh ngọt nhẹ nhàng.
  • Cà phê sân vườn: Không gian xanh, thoáng đãng.
  • Cà phê thú cưng (Pet Cafe): Cho phép khách hàng mang theo vật nuôi hoặc có sẵn các con vật để tương tác.
  • Mô hình kết hợp: Cà phê và không gian làm việc chung (Co-working), cà phê và workshop…
• Xây dựng Lợi điểm bán hàng độc nhất (Unique Selling Proposition – USP): Việc lập kế hoạch kinh doanh quán cà phê sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi “Điều gì khiến khách hàng phải chọn bạn thay vì hàng chục quán khác?” Đó có thể là: rang xay tại chỗ, sử dụng 100% hạt Arabica từ Đà Lạt, công thức pha chế bí mật, không gian check-in độc đáo, dịch vụ khách hàng vượt trội…
• Phát triển bộ nhận diện thương hiệu:
  • Tên quán: Dễ nhớ, ý nghĩa, gắn liền với concept.
  • Logo, Slogan, Bảng màu: Tạo ấn tượng thị giác và cảm xúc nhất quán. Đây sẽ là nền tảng cho việc thiết kế không gian, bao bì, đồng phục và các hoạt động marketing sau này.

Lời kết

Tóm lại, đây là những thông tin mà Mon Roaster gửi đến bạn, để lập kế hoạch kinh doanh quán cà phê không phải khó cũng không phãi dễ. Quan trọng khi lập kế hoạch kinh doanh quán cà phê người chủ phải có đầu óc nhạy bén và nắm bắt vấn đề, dẫn dắt quán đi đến thành công.

Bên cạnh đó cũng không thể thiếu sự chuyên nghiệp của đội ngũ nhân viên cũng như quản lý và các công cụ như máy rang cafe giúp ly cafe có chất lượng hoàn hảo nhất. Và ngoài ra nếu bạn đang có nhu cầu mua máy rang cafe thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi Mon Roaster luôn sẳn sàng cung cấp cho bạn sản phẩm với chất lượng cao nhất.